Arbeiten im Homeoffice:
Zwischen Traum, Kontrolle und Realität

Und plötzlich im Homeoffice. Mit Sorge betrachten Unternehmer und Mitarbeiter die aktuellen Entwicklungen. „Wie soll das Homeoffice in der Breite und Länge funktionieren?“ und „Wie schaffen auch wir den Einstieg so vieler Mitarbeiter ins Homeoffice?“ Wir geben Antworten auf einige Fragen und unterstützen Sie.

5 Tipps für ein gutes Gelingen

1. Schaffen Sie sich eine Arbeitsgrundlage

Die Arbeit im Homeoffice stellt für die meisten von uns eine ungewohnte Situation dar. In so einer Hau-ruck-Aktion ist noch kaum jemand über einen so langen Zeitraum ins Homeoffice gewechselt. Deshalb prüfen Sie Ihre technische Ausrüstung, verfügen Sie über alle notwendigen Zugriffsrechte? Haben Sie alle erforderlichen Unterlagen für die Heimarbeit und sind Sie mit den Bedingungen zum Datenschutz vertraut? 

Eine gute Arbeitsgrundlage zu schaffen, bedeutet auch sich um das soziale Miteinander zu kümmern. Überlegen Sie sich wie Sie mit Ihren Kollegen in Kontakt bleiben können. Menschen im Homeoffice fühlen sich nämlich oft isoliert, was Erschöpfung und Niedergeschlagenheit zur Folge haben kann. Vielleicht können Sie sich remote treffen. Einmal die Woche zu einem sozialen Austausch, bei dem es nicht um die Arbeit geht. 

Zur Idee: Das Unternehmen vast forward hat diesen sozialen Austausch als Montagsplausch seit längerem eingeführt und macht gute Erfahrungen damit. Daneben bietet vast forward seinen Mitarbeitern Yogaunterricht vor der Kamera an, um die Mitarbeiter trotz der Distanz zu verbinden. 

Organisierter sozialer Austausch ersetzt Tür-und Angel-Gespräche nicht. In diesen zufälligen Begegnungen entstehen häufig neue Gedanken und Ideen, die die Arbeit bereichern. Eine Option diese informellen Gespräche virtuell zu erzeugen bietet Donut; eine Ergänzung des Chatprogramms Slack. Donut würfelt zufällig zwei Kollegen zusammen, die sonst wenig miteinander in Kontakt sind. Warum nicht einmal virtuell Kaffeetrinken?

2. Suchen Sie sich Ihren Arbeitsplatz und helfen Sie sich selbst

Große Unterschiede bestehen im Platzangebot und in den familiären Situationen. Es macht einen Unterschied, ob Sie: in einem Einfamilienhaus leben und dort vielleicht schon ein separates Büro haben oder ob Sie in einer Wohnung leben, in der jeder Raum und jede Ecke schon seine Bestimmung hat. Es macht auch einen gravierenden Unterschied, ob Sie alleine zuhause arbeiten oder zwischen Partner und Kindern arbeiten und das Familienleben klären, koordinieren und organisieren müssen.  

Gleichgültig wie Ihre Situation gerade ist: suchen Sie sich einen Arbeitsplatz. Sie brauchen einen Platz, an dem Sie sich ausbreiten können, Ihren Laptop platzieren können und an dem Sie halbwegs ungestört arbeiten können. Versuchen Sie dabei eine Blickrichtung auf einen neutralen Hintergrund zu finden oder wählen Sie den Blick nach draußen. So werden Sie weniger abgelenkt und sind weniger in das Geschehen der Familie involviert. Eine andere Alternative vertreibt die Firma intrect, sie bietet ein faltbaren, vollständig ausgestatten Arbeitsplatz für Ihr zuhause an.

Im Büro können Sie schnell nachfragen: „Wie funktioniert das noch mal?“, „Wie melde ich mich beim VPN-Client an?“, „Wo sind die Unterlagen XY abgelegt?“ Zuhause geht das nicht. Schaffen Sie sich eine Struktur und verzweifeln Sie nicht über diese neue Herausforderung. Die Arbeit zuhause bedeutet zunächst eine Umstellung Ihrer Arbeitsweise. Eventuell brauchen Sie und Ihre Kollegen oder Mitarbeiter neue Formate für Mitteilungen und Ablagesysteme. Z. B. damit alle wissen, von wem, welche Entscheidungen wann getroffen wurden. Technische Problem können Sie googeln. Bei anderen brauchen Sie vielleicht den technischen Support der Firma oder technische Unterstützung von außerhalb.

3. Finden Sie in Ihren Rhythmus und seien Sie transparent 

Behalten Sie Ihren gewohnten Rhythmus zunächst bei. Sie erreichen Geschäftspartner und Kollegen zu den üblichen Arbeitszeiten. Bleiben Sie bei Ihren Routinen, ziehen Sie sich morgens an und beginnen Sie Ihren Arbeitsalltag wie gewohnt – z. B. eMails checken, Termine prüfen, Ihren Tagesablauf strukturieren. Aber bemühen Sie auch darum Ihren eigenen Rhythmus zu finden!

Die Crux der aktuellen Situation ist: Sie sind eventuell nicht alleine zuhause, sondern Sie arbeiten zwischen Partner und Kindern, die auch Ihre Aufmerksamkeit brauchen. Achten Sie auf ein Schnittmenge Ihrer Arbeitszeiten mit der Ihrer Kollegen, sonst wird die Kommunikation schwierig. 

Teilen Sie Ihren Kollegen mit, wenn Sie morgens Ihre Arbeit aufnehmen, Pausen machen oder in den Feierabend gehen. Im Unternehmen herrscht Transparenz. Sie sehen wann ihre Kollegen zum Mittagessen gehen und hören sie beim Telefonieren. Zuhause sehen Sie niemanden und Sie werden auch nicht gesehen. Teilen Sie sich deshalb mit. Loggen Sie sich ein und schreiben Sie ein paar Worte oder nutzen Sie einfach Emojis. Die Transparenz hilft Missverständnisse und Misstrauen zu vermeiden. Beschleicht Sie dennoch hin und wieder das Gefühl, dass Sie außen vor sind? Oder fragen Sie sich, was die anderen gerade machen? Dann greifen Sie zum Telefon. Greifen Sie lieber häufiger zum Telefon, bevor Sie sich unnötige Gedanken machen.

Sie sind gefordert Arbeit und Familienleben unter einem Dach zu vereinen. Sie fragen sich: „Wie soll ich arbeiten, wenn Kita und Schule geschlossen sind und die Kinder zuhause sind?“ Planen Sie Ihren Familienalltag. Versuchen Sie klare Absprachen bei Betreuungs- und Arbeitszeiten zu treffen. Möglicherweise werden Sie einige Tage brauchen, bis Sie eine akzeptable Lösung gefunden haben. Geben Sie sich die Zeit. Diese Planung ist eine Herausforderung. 

4. Machen Sie Pausen und schalten Sie abends ab 

Im Homeoffice arbeiten wir mehr. Im Durchschnitt  2,5 Stunden mehr pro Woche, so die Ergebnisse einer Studie der Universität Basel. Durch die freiere Arbeitssituation reduziert sich der Druck und damit entstehen Möglichkeiten, wie z. B. Nachmittags auch einmal ein Nickerchen zu machen. Dafür sitzen viele gerne auch länger am Laptop. Doch diese Selbstbestimmung hat auch ihre Schattenseiten. Die Selbstbestimmung kann auch zur Selbstausbeutung führen. Zuhause schalten wir schlechter von der Arbeit ab. Deshalb sind Pausen sehr wichtig. Stehen Sie zwischendurch auf und machen Sie etwas anderes. 

Ganz wichtig ist auch die Dokumentation Ihrer Arbeitszeiten. Auch dann, wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind. Es hilft Ihnen zu verstehen wie viel Sie wirklich arbeiten und wie lange Sie an was gearbeitet haben. Ob Sie dazu eine Excel-Tabelle oder eine der zahlreichen Zeiterfassungs-Apps nutzen ist egal.  

Suchen Sie sich eine Feierabendroutine, damit Sie abends gedanklich nicht weiterarbeiten. Sie brauchen ein neues Ritual, weil Ihre bisherige Routine passé ist, wie z.B. abends nach Hause fahren. Laufen Sie beispielsweise um den Block oder betätigen Sie sich im Garten. Gelingt Ihnen das Abschalten nicht? Fragen Sie sich: „Habe ich heute genug gearbeitet?“, „Woher weiß ich ob mein Vorgesetzter mit meiner Arbeit zufrieden ist?“ oder „Wie bewerten meine Kollegen meine Arbeitsleistung?“, dann suchen Sie sich aktiv Rat und Unterstützung. Rufen Sie Ihren Vorgesetzten an, melden Sie sich bei einem Kollegen, fragen Sie Freunde um Hilfe oder suchen Sie externe Unterstützung. Verharren Sie nicht in einem Gedankenkarussell.

5. Kommunizieren Sie mehr und arbeiten Sie zusammen

Bedenken Sie: Im Arbeitsalltag im Unternehmen, da kommunizieren wir den ganzen Tag. Wir rufen uns etwas zu, wir fragen kurz beim Kollegen nach, wir erkennen am Blick, wie zufrieden unsere Mitarbeiter sind und an der Haltung wie es jemandem geht. Im Homeoffice fällt das alles weg! Suchen Sie deshalb verstärkt den Kontakt zu Ihren Kollegen, zu Ihren Mitarbeitern. Setzen Sie regelmäßige Telefon- und Videokonferenzen an und informieren Sie darin z. B. über den Projektstand und die aktuelle Unternehmenssituation. 

Bringen Sie Ihre Kollegen immer wieder auf den gleichen Stand. Dafür gibt es eine Reihe kostenloser technischer Tools. Z.B. bietet das Unternehmen Lifessize Videokonferenzen mit bis zu 25 Personen an. Über den Browser und eine Desktop-App (Windows, Mac) oder die Mobile-App (iOS, Android) können Sie sich zusammenschalten. Auch Discord, bietet bis zu 50 Nutzern Livestreaming einzelner Anwendungen oder des Bildschirms an. 

Vereinbaren Sie als Führungskraft Videotelefonate mit jedem einzelnen Teammitglied. Sie bekommen im Gruppenchat schwerer mit, wer Unterstützung braucht und wie effektiv die Aufgabenverteilungen tatsächlich funktionieren. Kommunizieren Sie lieber zu viel als zu wenig. Ist Ihre Truppe zu groß, dann suchen Sie sich Unterstützung. Delegieren Sie die Einzelgespräche, aber überlegen Sie dabei sorgfältig, wer diese Aufgabe übernehmen kann. Denn Sie brauchen ehrliche Rückmeldungen, wollen Sie keine unangenehmen Überraschungen erleben.

Fazit: Die aktuelle Situation im Kampf gegen den Corona Virus bringt viele von uns an Ihre Grenzen. Zugleich ist die Arbeit im Homeoffice schon ohne die brisante gesellschaftliche Lage eine enorme Herausforderung. Gemeinsam können wir Lösungen und Umgangsweisen finden, damit Sie Spaß an Ihrer Arbeit haben. Das ist jetzt wichtiger denn je.

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